38. évfolyam, 1992. 3. szám
Archívum

 

Nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés*:

alapelvek és végrehajtási irányelvek (1978) - jelentősen átdolgozott változat 1987**

Napi munkám során meglepve tapasztaltam, hogy a nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés alapelveit és végrehajtási irányelveit tartalmazó, alapvető fontosságú dokumentum, amelyet az IFLA Nemzetközi Könyvtárközi Kölcsönzési Irodája adott ki, s a külföldi szaksajtóban már cseh, német és orosz nyelven is publikáltak, magyarul még nem jelent meg. A magyar fordítás megjelentetésével kettős célt szeretnénk elérni. Az első: mindenki számára hozzáférhetővé tenni azon nemzetközileg elfogadott alapelveket és irányelveket, amelyek szerint a könyvtárközi kölcsönzés intézése világszerte folyik. A másik cél szorosan kapcsolódik a Fejes Józsefné és Karácsonyi Rózsa által írott, 1982-ben és 1990-ben megjelent Könyvtárközi kölcsönzési útmutató c. módszertani kiadványhoz. A benne foglaltak teljes összhangban vannak az IFLA alapelveivel. Mivel az Országos Széchényi Könyvtáron kívül - amely a könyvtárközi kölcsönzés országos központja - még 12 magyarországi könyvtár folytathat önállóan nemzetközi könyvtárközi kölcsönzést, és minden magyar könyvtár érdekelt a hatékony könyvtárközi kölcsönzés megvalósításában, úgy gondolom, az IFLA alapelvek és irányelvek tanulmányozása mindenki számára hasznos lehet. (A fordító)

Az egyes gyűjtemények kölcsönös használata a könyvtárak nemzetközi együttműködésének szükséges eleme. Amint egyetlen könyvtár sem lehet önellátó saját használói információs igényeinek kielégítésében, ugyanígy egyetlen ország sem lehet önellátó. Ha egy ország hatékony könyvtári szolgáltatást kíván megvalósítani, akkor olyan módszereket kell kialakítania, amelyekkel hozzá tud férni a többi ország gyűjteményeiben levő könyvtári anyagokhoz. A nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés célja olyan dokumentumoknak egyik ország által a másik számára történő szolgáltatása - a leggyorsabb és legbiztosabb módon -, amelyekre egy adott országban igény mutatkozik, de ott nem állnak rendelkezésre.
Az itt következő irányelvek, amelyeket az IFLA Nemzetközi Könyvtárközi Kölcsönzési Szekciójának Állandó Bizottsága 1978-ban fogadott el és 1987-ben módosított, az IFLA által 1954-ben elfogadott Szabályok jelentésen átdolgozott változata. Bár nem kötelező érvényűek, és minden országnak magának kell eldöntenie, milyen módon intézi a nemzetközi könyvtárközi kölcsönzést, az Irányelveket az IFLA nyomatékosan ajánlja minden egyes ország és könyvtár számára a nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés intézésének alapjaként. Bevezetője A nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés alapelvei című ismertetés, amelyet egy korábbi és ettől némileg eltérő változatában 1976-ban a nemzeti könyvtárak és az IFLA Könyvtárközi Kölcsönzési Szekciójának Állandó Bizottsága fogadott el, s magyarázat kapcsolódik hozzá, amelynek célja, hogy az Irányelvek bizonyos szempontjait értelmezze és kiegészítse.

A nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés alapelvei

  1. Minden ország vállaljon felelősséget a saját kiadványai szolgáltatásáért - eredetiben vagy másolatban - a többi ország számára, természetesen elsősorban a kurrens s - amennyire lehetséges - a retrospektív kiadványokért. Ez a felelősség különféle módokon nyilvánulhat meg, melyek között különleges előnnyel bírnak az országos kölcsönző/másoló gyűjtemények.
  2. Minden országban legyen egy vagy több országos központ, amely gondozza mind a beérkező, mind pedig a kiküldendő kéréseket, és koordinálja a nemzetközi könyvtárközi kölcsönzési tevékenységet. Ezek a központok működjenek szoros kapcsolatban a nemzeti könyvtárral, ha nem eleve ennek részei.
  3. Minden ország törekedjék arra, hogy hatékony országos könyvtárközi kölcsönzési rendszert hozzon létre, mivel az országos rendszerek a nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés alapvető feltételei.
  4. Eredeti művek kölcsönzése helyett, amennyire lehetséges, másolatot vagy mikrofilmet szolgáltassanak.
  5. Mind az anyag elküldésekor, mind visszaküldésekor a gyorsaság érdekében, ha csak lehetséges, a légipostát válasszák.
  6. A kérések intézését minden ponton gyorsan kell végezni: mind a kérő, mind a közvetítő /ha van ilyen/, mind pedig a szolgáltató könyvtár a legnagyobb gondossággal járjon el.
  7. Szabványos és egyszerű eljárási módokat alakítsanak ki és alkalmazzanak, különösen az anyagok kérése, illetve a fizetési feltételek tekintetében.

Végrehajtási irányelvek

1. Általános megjegyzés

Minden könyvtár a leghatékonyabb módszereket alkalmazza a kért dokumentumok lelőhelyének megállapítására és a kérések irányítására, az országosan elfogadott irányelvek szerint.

Magyarázat
1.1 A szolgáltatás gyorsasága a legtöbb használó számára különleges jelentőségű. Mindent el kell követni az egyszerű és gyors munkamódszerek alkalmazása érdekében. A nemzetközi kérések kielégítése gyakran hosszabb időt igényel, mint az országon belüli kéréseké, ennek megfelelően a munkafolyamatot, ahol szükséges, módosítani kell, a késések csökkentése érdekében. A kommunikáció világos és egyszerű nyelven folyjék, hogy a nyelvi korlátok miatti félreértések elkerülhetők legyenek.

2. A nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés országos központja

2.1 Minden országban (vagy államszövetség esetén minden államban vagy tartományban) legyen egy olyan központ, amely tevékeny szerepet játszik a nemzetközi könyvtárközi kölcsönzésben. Fő feladatai:

a) a külföldről érkező kérések fogadása és továbbítása az országon belüli könyvtárakhoz, ha a gyűjteményekhez való közvetlen hozzáférés nem lehetséges vagy nem megengedett;

b) a saját országból érkező kérések külföldre továbbítása, ha a közvetlen hozzáférés nem lehetséges vagy nem megengedett;

c) ha szükséges, bibliográfiai segítségnyújtás és szakmai ellenőrzés annak biztosítására, hogy a külföldre küldendő kérések elérjék a kívánt színvonalat;

d) statisztika formájában rendszeres információszolgáltatás az IFLA Nemzetközi Könyvtárközi Kölcsönzési Irodájának az országban folyó nemzetközi könyvtárközi kölcsönzésről.

2.2 A nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés országos központja az előzőkben említettek mellett még elláthatja, s ha lehetséges, lássa el az alábbi feladatokat is:

a) az országos könyvtárközi kölcsönzés koordinálása;

b) a központi katalógusok felügyelete és szerkesztése, valamint országos központként ezek fenntartása;

c) közvetlen hozzáférés biztosítása országának jelentős könyvtári gyűjteményeihez;

d) tájékoztatás nyújtása a könyvtárközi kölcsönzésről;

e) felelősség a hatékony országos könyvtárközi kölcsönzési rendszer tervezéséért, fejlesztéséért és felügyeletéért, ha ezt a feladatot más szerv nem látja el.

Magyarázat
2. A 2.1 és a 2.2 pontban említett feladatokat leghatékonyabban az országos központok tudják ellátni, ezért az IFLA nyomatékosan ajánlja ezek kijelölését vagy létrehozását. Azokban az országokban, amelyekben nincs országos központ, az IFLA a következőket ajánlja:

2.1a A lehető legrészletesebb útmutatók kiadása, amelyek megkönnyítik a más országokból érkező kérések irányítását. Az országban működő könyvtárak kövessenek el mindent azért, hogy a külföldről érkező kérések gondozásában, és ha szükséges, a kérések körözésében azonos módon járjanak el.

2.1b Eredeti dokumentumok kölcsönzése esetén az egyes könyvtárak vállaljanak felelősséget azért, hogy ha az országon belül valamely könyvtárban a kért műből kölcsönözhető példány van, a kérés ne kerülhessen ki külföldre. Ld. még 3.4

2.1c A statisztikai adatok gyűjtése, amely alapvető a tendenciák és a hatékonyság ellenőrzése szempontjából, országos szinten történjék.

2.1d Ha olyan ország kívánja a nemzetközi követelményeket és kötelezettségeket hatékonyan teljesíteni, ahol nincs országos központ, akkor fokozottabb együttműködésre van szükség. Esetleg egy koordináló testület lehet abban a helyzetben, hogy az országos központ némely feladatait átvegye.

3. A kérések intézése

3.1 A papír hordozón lévő kéréseket az IFLA által jóváhagyott kérőlapokon kell elküldeni, kivéve, ha a könyvtár, amelyhez a kérést intézzük, másként rendelkezik. A telexen vagy elektronikus postán küldött kéréseknek meg kell felelniük az elfogadott szabályoknak.
3.2 Annak érdekében, hogy helytelen vagy pontatlan kérés ne kerülhessen ki külföldre, a kérő könyvtár legjobb tudása szerint ellenőrizze, s ha szükséges, egészítse ki a kérés bibliográfiai adatait, ha lehetséges, az adatforrás megadásával. Ha szükséges vagy helyénvaló, a részletes adatokat az országos központ ellenőrizze és egészítse ki.
3.3 A kérő könyvtár vezessen nyilvántartást minden kérésről, mindegyik kérésnek legyen sorszáma.
3.4 Eredeti dokumentum kölcsönzése esetén, mielőtt a kérést külföldre továbbítanánk, mindent el kell követni annak ellenőrzésére, hogy nincs-e az országban kölcsönözhető példány. Olyan dokumentum, amely megvan egy adott országban, de ideiglenesen nem hozzáférhető, csak kivételes esetben kérhető be külföldről.
Magyarázat
3. A kölcsönzésre irányuló kéréseket rendesen az országos központok ellenőrzik, mivel egyébként rendkívül bonyolult lenne annak biztosítása, hogy csak abban az esetben kerüljenek ki külföldre, ha nincs az országban kölcsönözhető példány, pedig a kölcsönzés drága. Olyan döntés is lehetséges, hogy könnyebb, olcsóbb és gyorsabb a közvetlen külföldi bekérés (pl. ha az egyetlen ismert lelőhely az országon kívül van), azonban az országos központot az ilyen kérésekről is értesíteni kell. A másolatra irányuló kéréseket megfelelő esetben közvetlenül külföldi könyvtárakhoz is lehet irányítani, nem feltétlenül a megjelenés helyének megfelelő országba.
3.1 A kéréseket, hacsak lehetséges, gépírással kell kitölteni.
3.2 A pontatlan kérések késedelmet okozhatnak, sőt további ellenőrzésre vissza is küldhetik őket.
Ha a kérés azért pontatlan, mert a kérő könyvtár nem rendelkezik elegendő bibliográfiai adatforrással, akkor a bibliográfiai ellenőrzést az országos központ(ok) végezze (végezzék) el, mielőtt a kérést továbbküldenék.
3.3 Ez az illetékes országos központ felelőssége, ha nem áll rendelkezésre átfogó nyilvántartás az országos gyűjteményekről.
3.4 Gyors módszereken értjük a légipostát, a telexet, a telefaxot, a közvetlen számítógépes közvetítést és az elektronikus postát.

4. A szolgáltatás intézése

4.1 Minden országnak különleges felelőssége, hogy saját nemzeti anyagát szolgáltassa a nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés keretében. Egyetlen ország vagy könyvtár sem kötelezhető egy adott mű szolgáltatására, de mindent el kell követni annak érdekében, hogy a nemzetközi kéréseket kielégítsük.
4.2 A dokumentumokat közvetlenül a kérő könyvtárnak kell megküldeni, kivéve ha adminisztratív okokból kívánatos, hogy az országos központnak küldjék meg.
4.3 Minden kölcsönzött dokumentumon világosan föl kell tüntetni a tulajdonos könyvtár nevét.
4.4 A kérésekre válaszul küldött, a dokumentumokat tartalmazó csomagokon világosan föl kell tüntetni: "Nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés".
4.5 A beérkező kérést a könyvtár rendes körülmények között ne tartsa magánál egy hétnél tovább (bonyolult kérés esetén két hétnél tovább), mielőtt a kért anyagot szolgáltatná vagy a kérést az országos központhoz vagy a kérő könyvtárhoz visszajuttatná.
4.6 Ha a kérést nem lehet kielégíteni, a kérő könyvtárat erről azonnal értesíteni kell.
Magyarázat
4.1 A minden országra érvényes kötelezettség, hogy saját nemzeti anyagát szolgáltatja, különösen hangsúlyozandó: ezen kötelezettségvállalás nélkül mind a hozzáférés, mind pedig a szolgáltatás gyorsasága komoly veszélyben forogna. A kötelezettségvállalás a Kiadványok Egyetemes Hozzáférhetőségének /UAP/ alapvető eleme.
4.4 A csomagok külsején történő egyértelmű jelzés a vámproblémák elkerüléséhez szükséges.
4.5 Bonyolult kérésnek az a kérés minősül, amely kiterjedt bibliográfiai ellenőrzést igényel, valamint az a kérés, amelyet nagy terjedelmű dokumentum másolásával lehet kielégíteni (pl. könyvről mikrofilm készítése).
4.6 Azon értesítés elmulasztása, hogy a kérést nem lehet kielégíteni, illetve a kielégítés csak nagyobb késéssel lehetséges, újabb késést okoz, és a kérő könyvtárban bizonytalanságot kelt. Olyan országokban, ahol nincs országos központ, gyors módszereket kell kialakítani, hogy azon kéréseket, amelyeket nem tudnak kielégíteni, más könyvtárakhoz továbbítsák. Ha ez nem lehetséges, akkor a kérést azonnal vissza kell küldeni a kérő könyvtárnak.

5. A szolgáltatás feltételei

5.1 Fotomásolat szolgáltatása esetén mind a szolgáltató, mind a kérő könyvtár tartson be minden olyan feltételt, amelyet az érvényes szerzői jogi előírások megszabnak.
5.2 Eredeti dokumentum szolgáltatása esetén a kérő könyvtár a szokványos elsírások betartásával használhatja a dokumentumot, kivéve ha a szolgáltató könyvtár különleges feltételeket szab meg.
5.3 A dokumentumokat a rendelkezésre álló leggyorsabb postai úton kell elküldeni.
Magyarázat
5.3 Ismeretes, hogy néhány esetben, bár kívánatos volna a légiposta használata, ez nem lehetséges, mivel sem a kérő, sem a szolgáltató könyvtár nem vállalja a költségeket. A gyors továbbítási eljárások alkalmazása mégis nyomatékosan ajánlott, mivel ellenkező esetben a későbbiekben a szolgáltató könyvtár esetleg vísszautasítja a szolgáltatást, és a lassúság az egyes olvasó számára is kényelmetlen.

6. Kölcsönzési határidő

6.1 A kölcsönzési határidő, amelyet minden esetben egyedileg és világosan föl kell tüntetni, rendes körülmények között egy hónap, ebben nincs benne az elküldéshez és a visszaküldéshez szükséges idő. A szolgáltató könyvtár hosszabb vagy rövidebb kölcsönzési határidőt is megszabhat.
6.2 A kölcsönzési határidő hosszabbítására vonatkozó kérést a szolgáltató könyvtárhoz időben, a kölcsönzési határidő lejárta előtt kell eljuttatni.

7. A visszaküldés intézése

7.1 A kölcsönzött dokumentumot a rendelkezésre álló leggyorsabb postai úton kell visszaküldeni. A csomagokon világosan föl kell tüntetni: "Nemzetközi könyvtárközi kölcsönzés".
7.2 A dokumentumot visszaküldő könyvtár vegye figyelembe a szolgáltató könyvtárnak a csomagolásra, a nyilvántartásra stb. vonatkozó minden különleges előírását.
7.3 A dokumentumot a szolgáltató könyvtárhoz kell visszajuttatni, kivéve ha az országos központhoz való visszaküldés van előírva.
Magyarázat
7.2 A csomagolásra vonatkozó különleges előírás vonatkozhat a törékeny dokumentumokra, a nyilvántartásra vonatkozó különleges előírás pedig a ritka dokumentumokra.

8. Átvételi elismervény

A szolgáltató könyvtár számára sem a dokumentumok szolgáltatásáért, sem a visszaküldéséért ne állítsunk ki átvételi elismervényt, hacsak nincs erre irányuló külön kérés.

9. Elvesztés vagy megrongálódás miatti felelősségvállalás

Attól a pillanattól fogva, hogy a könyvtár a dokumentumot a kérő könyvtárnak feladta, a dokumentum visszaérkezéséig a kérő könyvtárnak kell vállalnia a felelősséget az előforduló elvesztésért vagy:. megrongálódásért. A kérő könyvtárnak meg kell téríteni a szolgáltató könyvtár számára az elvesztésből vagy megrongálódásból eredő költségeit, beleértve az igényelt adminisztrációs költségeket is.
Magyarázat
Minden érintett érdeke, hogy a küldemények csomagolása megfelelő legyen. A szolgáltató könyvtár nem léphet föl az elvesztésért vagy megrongálódásért komoly kártérítési igénnyel, ha részéről a csomagolás nem volt megfelelő. A szolgáltató könyvtártól megkívánható, hogy elvesztés vagy megrongálódás esetén (szükség szerint) segítsen a postai tudakozványok benyújtásánál.

10. Térítés

A számlázást és a fizetést a minimálisra kell csökkenteni. Az érintett két ország vagy könyvtár közötti megállapodástól függően a fizetés fenntartható vagy megszüntethető. Ha az országos központok vagy az egyes könyvtárak között az adott és kapott kielégített kérések száma hasonló, akkor el kell állni a fizetéstől. A fizetés akkor is kiküszöbölendő, ha az adott országnak vagy könyvtárnak szolgáltatott könyvtári anyagok száma olyan csekély, hogy ez nem indokolja a térítést.
Magyarázat
Egyszerűsített fizetési eljárásnak minősül

a) az előre fizetési rendszer, amelynek keretében az országos központok vagy a könyvtárak bizonyos számú kupont előre megvásárolnak és minden kéréshez megfelelő számú kupont mellékelnek;

b) a letéti számla, amelynek keretében a kérő könyvtár a szolgáltató könyvtárnál egy bizonyos összeget letétbe helyez, s a szolgáltató könyvtár a szolgáltatott anyagnak megfelelően ebből bizonyos összeget levon;

c) az egységáras fizetés, amelynek keretében inkább átlagos, mint egyedi költségtérítésre kerül sor, vagy a díjat bizonyos korlátozott számú egységre állapítják meg. E módszer kombinálható az előre fizetési rendszerrel vagy a letéti számlával.

A fizetést a kérő országban működő rendszernek megfelelően végezheti az országos központ - amely a hazai kérő könyvtártól ezt visszakérheti -, vagy a kérő könyvtár közvetlenül. A szolgáltató könyvtár vagy ország előírásai legyenek a lehető legegyszerűbbek és legvilágosabbak, és minden körülmények között betartandók.
A kölcsönzésre és a fotomásolatra vagy egyéb, a kölcsönzés helyett szolgáltatott sokszorosított anyagokra vonatkozóan különböző gyakorlat is lehetséges: pl. két ország vagy országok egy csoportja megállapodhat, hogy eláll a kölcsönzési díjtól, de fenntartja a másolási díjat.

11. Statisztika

A nemzetközi könyvtárközi kölcsönzésben részt vevő országok vezessenek statisztikát a külföldre küldött, illetve a külföldről kapott kérésekről, valamint ezek teljesítéséről. A statisztikát minden évben küldjék el az országos központnak vagy az országos szervezetnek az IFLA Nemzetközi Könyvtárkőzi Kölcsönzési Irodájához való továbítás céljából.
Magyarázat
A gyűjtendő statisztikának tartalmaznia kell:
1. A külföldre kiküldött kérések számát, valamint ezek teljesülését a) kölcsön; b) másolatban.
2. A külföldről kapott kérések számát, valamint ezek teljesülését a) kölcsön, b) másolatban.
A fenti statisztikát lehetőleg országonként és növekvő számsorrendben kell nyilvántartani.
Ha a kérések teljesülési arányára vonatkozóan nem lehetséges számadatok gyűjtése, akkor mintavizsgálattal becsült adatokat kell megadni.
Az ajánlott statisztikáról bővebb tájékoztatás az IFLA Journal 3. kötet 1977-es 2. számában, a 117-126. oldalon található.

* Könyvtárközi kölcsönzésnek minősül az eredeti helyett szolgáltatott fotomásolat és egyéb sokszorosított anyag küldése is.

** Az anyag franciául, spanyolul és arabul is rendelkezésre áll. Forrás: "International Lending: Principles and Guidelines for Procedure (1978) - Revised 1987." = IFLA Journal. 14.vol. 1988. 3.no. 258-264.p.

Fordította: Kürti Lászlóné

Országos Széchényi Könyvtár
Észrevételek (2000/04/12)